Les responsables des services administratifs ont généralement beaucoup de pain sur la planche, et comme de nombreux employés retournent travailler au bureau ou utilisent un modèle de travail hybride, tout gérer peut représenter un défi. Des stratégies efficaces de gestion du temps peuvent contribuer à réduire le stress et augmenter la productivité pendant la période occupée du retour au bureau.
Maîtriser l’art de gérer les priorités
Lorsque votre liste de choses à faire est déjà bien remplie le matin, attaquez-vous aux tâches par ordre d’importance. « Nous avons tendance à faire d’abord les choses les plus faciles », explique Charmaine Hammond, conférencière, auteure et conseillère en résolution de conflits en milieu de travail. « Le défi est qu’une fois les réunions commencées, les dossiers prioritaires ne sont pas traités et vous devez vous en occuper à la fin de la journée. » Mme Hammond recommande la méthode des « 4 D » pour gérer les courriels : les traiter, les supprimer, les reporter (avec un rappel pour y revenir) ou les déléguer.
Pour terminer la journée de travail sur une note productive, prenez 15 minutes pour préparer une liste de choses à faire pour le lendemain. Ce processus peut contribuer à atténuer le stress lorsque vous quittez le bureau ou fermez votre ordinateur portable pour la soirée.
Prévoir du temps entre les réunions pour accomplir les tâches
Bien qu’il soit tentant d’organiser des réunions en continu pendant les périodes de pointe, assurez-vous de prévoir du temps à chaque jour pour vous occuper d’autres tâches, y compris, répondre aux courriels et aux appels téléphoniques. « De nombreux responsables des services administratifs se retrouvent à enchaîner les réunions en ligne ou en personne, ce qui ne leur laisse pas le temps de se consacrer à leurs autres responsabilités », souligne Mme Hammond.
Une tâche à la fois
Les responsables occupés ont tendance à faire plusieurs choses à la fois lorsqu’ils sont confrontés à de nombreuses priorités, mais il est souvent préférable de terminer une tâche avant de passer à la suivante. « Nous avons tendance à faire plusieurs tâches à la fois lorsque nous nous sentons dépassés ou confrontés à des demandes simultanées », ajoute Mme Hammond. « Alors que nous pensons être productifs, cela nous laisse souvent avec de nombreux documents ou tâches à moitié terminés à la fin de la journée. »
Utiliser ses propres outils
« À l’heure où nous retournons au bureau, nous devons tirer parti des avantages du travail en personne en matière de collaboration et d’organisation », déclare Maggie Clark, directrice principale responsable de la stratégie pour le secteur des produits essentiels chez Staples Professionnel. Mme Clark recommande d’utiliser du matériel favorisant l’organisation, comme un calendrier mural de grand format, des feuillets autocollants Post-It de couleurs variées et produits effaçables à sec comme le plateau en verre de bureau effaçable à sec ou le bloc-notes en verre effaçable à sec de Quartet.
Prévoir des pauses
Faire une pause pendant les périodes occupées peut sembler contre-intuitif, mais les pauses sont essentielles pour retrouver sa concentration. « C’est aussi un moyen de gérer le stress et certains « drames » émotionnels que nous vivons parfois ou dont nous sommes témoins sur le lieu de travail », explique Mme Hammond. Une promenade de cinq minutes sans consulter ses courriels, une pause café à l’air frais ou un déjeuner loin de l’ordinateur peuvent faire toute la différence en ce qui a trait à l’énergie, la résilience et la productivité.
Mettre en pratique une pensée flexible au moment de commander des fournitures
Comme de nombreux employés travaillent encore à domicile ou utilisent un modèle de travail hybride, il peut être difficile de commander et d’acheter des fournitures de bureau. Selon Mme Hammond, ce processus peut être différent aujourd’hui de ce qu’il était dans le passé, et les responsables des services administratifs doivent s’adapter en conséquence. « Certains acheteurs constatent qu’ils doivent modifier leur stratégie pour se concentrer davantage sur le court terme et sur l’évolution rapide du milieu de travail », explique Mme Hammond. « Maintenir un lien avec les dirigeants concernant les besoins actuels et projetés est une stratégie qui peut vous aider à prendre vos meilleures décisions d’achat. » Si vous êtes encore en pleine phase d’achat pour soutenir le passage au mode de travail hybride, Mme Clark suggère de faire des réserves d’articles tels que des stylos, marqueurs, cahiers de notes et blocs de feuillets Post-It, afin que chacun ait ses propres produits à emporter en réunion et pour rester organisé.
Le modèle de travail hybride peut présenter des difficultés au départ, mais la maîtrise de la gestion du temps peut aider à assurer une transition réussie vers le retour au bureau.
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