D’après l’association Comptables professionnels agréés du Canada, les fins d’exercice ne sont pas toutes les mêmes. Il peut sembler logique de faire coïncider la fin de l’exercice financier et la fin de l’année civile, mais pour certaines entreprises, ce moment ne tombe peut-être pas bien. Selon l’industrie dans laquelle elles œuvrent, les entreprises doivent se préparer à la saison des Fêtes et du Nouvel An, l’une des périodes les plus occupées du point de vue des ventes ou des services. À l’instar du gouvernement canadien qui a établi son exercice financier du 1er avril au 31 mars, vous pouvez choisir une période qui vous convient.

Les grandes entreprises peuvent choisir la date de fin de leur exercice (à condition qu’elle soit dans les 53 semaines suivant leur incorporation), tout comme les moyennes entreprises, mais avec une étape en plus. En effet, pour qu’une moyenne entreprise puisse faire passer sa fin d’exercice du 31 décembre à une date qui lui convient mieux, elle doit envoyer une demande auprès de l’Agence du revenu du Canada. Le ou la propriétaire de l’entreprise doit expliquer la raison pour laquelle il ou elle désire ce changement, sans quoi le traitement de sa demande pourrait être retardé.

Au moment de choisir une date de fin d’exercice, assurez-vous de tenir compte de ce qui suit :
• Accès facile à des comptables pendant leurs périodes moins occupées;
• Meilleur alignement sur les saisons occupées et tranquilles de l’entreprise;
• Temps libre nécessaire pour une mise au point, en ce qui a trait entre autres à la dotation en personnel et à l’inventaire.

Maintenant que votre date de fin d’exercice est établie, il est important de créer une liste de contrôle complète pour veiller à ce que tout soit en ordre, et ce, peu importe la taille de votre entreprise.

Générer des rapports financiers

Il s’agit entre autres de l’état des résultats (profits et pertes), du bilan et de l’état des flux de trésorerie. Ils vous aident à brosser un portrait de la situation financière de votre entreprise et à établir les projections pour l’année qui vient.

Vérifier l’inventaire

Les moyennes et grandes entreprises qui détiennent des stocks ou offrent des services doivent déterminer ce qu’il leur reste, que ce soit des produits ou des contrats. Avec une fin d’exercice fixée en dehors des périodes occupées, vous devriez avoir suffisamment de temps pour faire le compte comme il se doit. Envisagez un logiciel d’inventaire intégré automatisé si vous comptez vos stocks manuellement et tenez compte de son coût dans les projections de la prochaine année.

Évaluer vos besoins en matière de personnel

Les salaires que vous offrez sont-ils concurrentiels? En quoi votre entreprise a-t-elle changé au cours de la dernière année? Devez-vous réorganiser votre personnel? C’est à la fin de l’exercice que vous devrez vous poser ces questions et prendre les mesures nécessaires à la réussite de votre entreprise pour le prochain exercice.

Mettre de l’ordre dans vos technologies

Cette mesure peut sembler en dehors du contexte fiscal, mais elle peut vous aider à simplifier votre entreprise, petite ou grande, et la rendre plus efficace et rentable, que ce soit en sauvegardant les données organisationnelles ou en mettant en place une procédure pour nommer les fichiers de l’entreprise. Des petites choses qu’on pense anodines peuvent faire toute la différence. Prenez aussi le temps de planifier une actualisation de votre site web. À la fin de l’exercice, évaluer les lacunes de votre présence web pour y remédier.

Que votre entreprise soit moyenne ou grande, voyez la fin d’exercice comme un nouveau départ, et cela vous préparera à la réussite.