Il peut être stressant de planifier des vacances, autant pour l’employé que pour l’employeur, que ce soit d’accomplir les tâches administratives liées à la réservation de vols et de chambres d’hôtel ou de préparer un dossier pour l’équipe qui se chargera des tâches de l’employé parti se faire griller au soleil. Selon la 11e étude annuelle sur le manque de vacances menée par Expedia, 83 pour cent des Canadiens accordent de l’importance aux vacances, mais des dizaines de millions de jours de vacances sont inutilisés tous les ans.
Vous voulez faciliter la planification des vacances pour tous? Suivez les conseils ci dessous pour que vous et votre équipe planifiiez bien vos vacances de la saison des Fêtes et après.
Tenir les réunions avant que partent les employés
Prenez le temps pour discuter avec vos employés qui prévoient partir en vacances et indiquer leurs prochaines échéances, les tâches essentielles et leurs projets en cours. Assurez-vous que pendant leur congé, tout se passe bien. Prenez connaissance des endroits où se trouve l’information importante et ayez à portée de main les coordonnées pertinentes. Jessica Narwani, une consultante en ressources humaines de Halifax, recommande de créer une liste standard à l’intention de tous les employés permettant à chacun de se préparer aux vacances. Ainsi, l’équipe restant sur place aura tout ce dont elle a besoin.
Désigner une personne remplaçante
« Il faut toujours désigner une personne de replacement », note Mme Narwani. Qui assumera les responsabilités de la personne en vacances? Comment déléguer les responsabilités de cette personne pendant son absence? En trouvant d’avance les réponses à ces questions, on évitera de crouler sous l’incertitude ou les projets en suspens jusqu’au retour de la personne en vacances.
Des congés pour tous
Il peut être difficile de fermer une entreprise au complet, mais envisagez de fermer au moins toute une division pendant une période d’une semaine. Ainsi, l’équipe a l’occasion de décrocher et personne ne doit prendre les bouchées doubles.
Planifier ensemble
Puisque nous travaillons en équipe, il est sensé de planifier les vacances aussi en équipe. Au lieu de laisser la tâche à un seul décideur, envisagez de créer un processus permettant à toute l’équipe de voir qui a demandé des vacances pour quand. Si les membres de l’équipe ont l’impression d’avoir pris les décisions ensemble, alors ils sont plus enclins à faire les efforts pour que le plan fonctionne.
Instaurer l’égalité au sein de la hiérarchie
Dans beaucoup d’entreprises, il existe une hiérarchie à respecter au moment de demander des congés et de les obtenir. La période des Fêtes s’avère plutôt délicate. « Pour créer une situation équitable, suggère Mme Narwani, établissez une liste d’employés en tirant leur nom au hasard. L’ordre dans lequel vous tirez les noms sera celui dans lequel les employés pourront faire leur demande de congé dans les périodes les plus populaires de l’année. L’année suivante, placez les deux premiers noms de la liste à la fin et poursuivez ainsi la rotation. »
Prendre du temps pour soi
En tant que gestionnaire, vous devez aussi établir la norme et montrer à votre équipe que les vacances sont essentielles à la santé en général et la productivité au travail. Si vous ne prenez pas de vacances, vous envoyez le message qu’il est valorisé de travailler de longues heures et plus que les autres.
Prévoir le retour au travail
Enfin, Mme Narwani insiste sur le fait que le retour au travail est tout aussi important pour la productivité continue que les congés. N’oubliez pas qu’il n’est pas toujours facile de revenir après une période de repos. Faites savoir à l’employé qui revient que vous comprenez que le retour peut être ardu et accordez-lui quelques jours sans réunions sur ce qui s’est passé pendant son absence. Ainsi, cela lui procurera le soutien et le temps dont il a besoin pour revenir doucement dans le feu de l’action, au lieu de courir dans tous les sens pour rattraper le temps perdu.
