Pendant les périodes de stress intense et de transitions extrêmes, comme le passage au travail à domicile pendant la pandémie de la COVID-19, il peut être utile de s’éloigner de la technologie et de prendre un stylo et du papier pour planifier ses tâches. Les agendas et les carnets de notes sont de précieux outils de gestion du temps pour planifier vos journées et augmenter votre productivité.
Planifier à l’avance
Réservez du temps au début de chaque journée pour planifier les activités de la journée et de la semaine. Prenez en note les activités que vous devez absolument faire et les tâches moins importantes que vous espérez accomplir mais que vous pouvez reporter au lendemain si nécessaire.
Essayez de ne mettre qu’une seule activité sur chaque ligne afin qu’il soit facile de la cocher une fois qu’elle est terminée. Le fait de cocher des tâches procure un sentiment de satisfaction car cela permet de constater visuellement que le temps a bien été utilisé.
Faire le suivi de multiples demandes
Inscrire les tâches à accomplir dans un agenda ou un cahier de notes permet de faire le suivi de multiples demandes, ce qui s’avère particulièrement utile lorsque l’on travaille à distance. Notez les choses à faire dès que des tâches vous sont assignées pour vous aider à les garder en mémoire et ne pas courir le risque d’oublier des tâches importantes.
Calendrier basé sur les priorités
Choisissez des moments précis pour planifier les principales tâches que vous devez accomplir. Gardez-vous du temps dans votre horaire lorsque cela est possible, et utilisez ces heures libres pour effectuer les tâches moins importantes.
Mettez en évidence les tâches et les idées les plus importantes dans votre cahier de notes ou votre agenda en utilisant des encres de différentes couleurs pour les projets clés. L’utilisation d’un cahier de notes comportant plusieurs sujets est une autre façon de trier les tâches prioritaires de celles qui peuvent être réalisées à plus longue échéance.
Technologie et distractions
Envisagez d’éteindre les appareils électroniques et de prendre un carnet de notes ou un journal traditionnel pour inscrire et planifier les tâches. Lorsque vous êtes habitué à travailler dans un environnement de travail dynamique où tout se déroule rapidement, vous pouvez faire une pause pour ne pas vous laisser distraire par la technologie.
S’il n’est pas raisonnable de laisser votre téléphone éteint toute la journée, par exemple, vous pouvez aller dans les réglages de votre téléphone et utiliser la fonction « Ne pas déranger » à tous les matins pour vous laisser le temps de planifier votre journée de travail. Vous pouvez également l’éteindre pendant une demi-heure environ. Cette technique vous donne un peu de temps pour vous concentrer sur ce que vous devez faire et pour planifier votre journée sans être distrait par une sonnerie de téléphone ou votre application préférée sur les médias sociaux.
